Odpowiedź Prezydenta Miasta na pismo Poczty Polskiej w sprawie przekazania danych ze spisu wyborców

Szanowni Państwo,

W związku z otrzymaniem dnia 24 kwietnia 2020 r. Państwa pisma z dnia 23 kwietnia 2020 r. nr PRZ.85.2020 dot. żądania przekazania danych osobowych ze spisu wyborców na podstawie art. 99 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (ustawa SARS) informuję, że zgodnie z opinią prawną przekazaną przez Związek Miast Polskich zgłoszone przez Państwa żądania nie znajdują podstaw prawnych.

W przesłanym piśmie wskazujecie Państwo, że podstawę przekazania danych stanowi decyzja Prezesa Rady Ministrów z 16.04.2020 r. wydana na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz wskazany wyżej art. 99 ustawy SARS.

W związku z powyższym wskazuję, że:

1. Źródłem obowiązków po stronie Poczty Polskiej S.A., dotyczących realizacji zadań związanych z organizacją wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej nie jest - zgodnie z art. 99 ustawy SARS - polecenie (decyzja czy inne rozstrzygnięcie) jakiegokolwiek organu administracji rządowej (bez względu na jego pozycję w strukturze administracji), lecz przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Nałożone na Pocztę Polską S.A. przez organy administracji rządowej obowiązki stanowiące podstawę do udostępnienia danych w trybie art. 99 ustawy SARS mają mieć charakter inny, aniżeli realizacja zadań związanych z organizacją wybo­rów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. Obowiązki te muszą być nałożone na podstawie powszechnie obowiązujących aktów normatywnych. Wyłącznie polecenia dotyczące spraw innych, niż realizacja zadań związanych z organizacją wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej spełniają drugą z przesłanek określonych w art. 99 ustawy SARS, zobowiązując wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do udostępnienia wnioskowanych danych.
3. W załączonej przez Państwa decyzji poleca się „podjęcie i realizację niezbędnych czynności zmierzających do przygotowania przeprowadzenia wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w 2020 r., w trybie korespondencyjnym, w szcze­gólności poprzez przygotowanie struktury organizacyjnej, zapewnienie niezbędnej infrastruktury oraz pozyskanie koniecz­nych zasobów materialnych kadrowych”. Nie ulega wątpliwości, że „przygotowanie przeprowadzenia wyborów”, o którym mowa w decyzji, mieści się w zakresie „zadań związanych z organizacją wyborów”, o których mowa w art. 99 zdanie pierwsze ustawy. „Organizowanie” oznacza: 1. «planowanie i koordyno­wa­nie poszczególnych etapów jakichś działań» oraz 2. «tworzenie zespołu do wspólnego działania lub zakła­danie instytucji, organizacji itp.» (https://sjp.pwn.pl/slowniki/organizowanie.html). Jest oczywiste, że „przy­goto­wanie przeprowadzenia wyborów” stanowi jeden z etapów ich orga­nizowania. Przykładowy katal­og zadań wymienionych w decyzji – „przygotowanie struktury organiza­cyjnej, zapewnienie niezbędnej infrastruktury oraz pozyskanie koniecznych zasobów materialnych kadrowych” – zmierza do utworzenia zespołu do wspólnego działania, do stworzenia organizacji, która ma przygotować przeprowadzenie wyborów. Nie ulega więc wątpliwości, że przedmiotem decyzji z dnia 16 kwietnia 2020 r. (znak: BPRM.4820.3.2020) są zadania związane z „organizacją wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej”. Decyzja ta nie nakłada na Pocztę Polską S.A. „innych obowiązków”, niż organizowanie tych wyborów, w związku z czym przepis art. 99 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. nie daje Poczcie Polskiej S.A. uprawnienia do otrzymania danych ze spisu wyborców w celu wykonania obowiązków wynikających z tej decyzji. Zatem decyzja Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 kwietnia 2020 r. (BPRM.4820.2.3.2020), ze względu na jej przedmiot, nie może stanowić podstawy do wystąpienia z wnioskiem w trybie art. 99 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. Aby Poczta Polska mogła w trybie art. 99 wystąpić o dane „potrzebne do realizacji zadań zwią­zanych z organizacją wyborów prezydenta RP”, musi mieć takie zadania nałożone w drodze ustawy. W stanie prawnym z 23 kwietnia br. (data pisma Poczty Polskiej SA do gmin) Poczta Polska nie ma żadnych ustawowo określonych zadań w wyborach prezydenta RP. Poczta uzyska uprawnienie, na które się powołuje, po ewentualnym wejściu w życie odpowiednich przepisów ustawowych. Organ będący adresatem wniosku zobowiązany jest ustalić, czy wnioskowane dane są potrzebne do realizacji zadań związanych z organizacją wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej ,bądź w celu wykonania innych obowiązków nałożonych przez organy administracji rządowej. W opinii Prezydenta Miasta Biała Podlaska nie wykazaliście Państwo, by dane takie były do tego celu potrzebne.
4. W dniu 18 kwietnia 2020 roku, tj. po wydaniu Decyzji, wszedł w życie art. 102 ustawy SARS. Zgodnie z tym przepisem, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przy przeprowadzaniu wyborów powszechnych na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej zarządzonych w 2020 r. nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy w zakresie m.in. głosowania korespondencyjnego, o którym mowa w art. 53a k. w. Mając powyższe na uwadze należy przyjąć, iż od dnia 18 kwietnia 2020 roku decyzja nie jest skuteczna i nie może być wykonana, bowiem przepisy dotyczące głosowania w trybie korespondencyjnym zostały zawieszone - nie mogą być stosowane do czasu zakończenia stanu epidemii. Jej dalsze wykonywanie będzie możliwe do zniesieniu stanu epidemii, o ile nastąpi to przed wyborami Prezydenta RP zarządzonymi w 2020 roku.
5. Przekazanie danych powinno nastąpić nie tylko zgodnie z przepisami ustawy SARS, ale także - uwzględniając konstytucyjną hierarchię źródeł prawa - z przepisami europejskimi i krajowymi, dotyczącymi ochrony danych osobowych. W szczególności dotyczy to przepisów związanych z bezpieczeństwem przekazywanych danych, w tym formą w jakiej przekazanie to ma nastąpić. Zdaniem inspektora ochrony danych osobowych Urzędu Miasta Biała Podlaska przesłanie do Państwa w żądanej formie danych osobowych ze spisu wyborców, nie gwarantuje należytego zabezpieczenia tych danych przed dostępem osób nieuprawnionych, co z kolei może skutkować nałożeniem na Prezydenta Miasta Biała Podlaska, jako administratora, tych danych kary pieniężnej przez Prezesa UODO, a także wszczęciem postępowania karnego;
6. Niewykonalnym jest, aby w terminie 2 dni roboczych możliwym było przygotowanie odrębnego spisu, czy rejestru zawierającego kompilację różnego rodzaju danych posiadanych przez adresata wniosku. Z Państwa żądania zaś wynika, że przekazaniu mają ulec niektóre dane osobowe znajdujące się w spisie wyborców, a nie cały spis. Powoduje to de facto konieczność stworzenia przez Prezydenta Miasta Biała Podlaska nowej bazy danych zawierającej żądane przez Państwa informacje odnośnie wyborców, na co, oprócz wskazanych powyżej wątpliwości prawnych, organ nie ma w tej chwili zasobów ludzkich.

Z poważaniem
Prezydent Miasta
Michał Litwiniuk

Odpowiedź Prezydenta Miasta na pismo Poczty Polskiej